Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng thay vì Excel giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng phát sinh nhiều vấn đề trong việc quản lý hàng tồn kho và giúp đảm bảo sự chính xác và hiệu quả hơn trong quá trình kinh doanh và quản lý kho.
NỘI DUNG CHÍNH
Phần mềm quản lý kho hàng là gì?
Phần mềm quản lý kho là một ứng dụng quan trọng giúp tổ chức kiểm soát hoạt động hàng ngày của kho hàng một cách hiệu quả. Nó hỗ trợ trong việc ghi nhận thông tin về việc nhập và xuất các sản phẩm và vật tư trong kho, theo dõi tồn kho hiện tại, và quản lý việc chuyển hàng hóa giữa các vị trí lưu trữ.
Sử dụng phần mềm quản lý kho, bạn có khả năng dễ dàng theo dõi từng sản phẩm cụ thể, vị trí lưu trữ của chúng, và tình trạng của hàng hóa. Tối ưu hóa quản lý tồn kho và đảm bảo rằng quá trình bán hàng diễn ra một cách liên tục và không bị gián đoạn.
4 bước cơ bản của nhân viên quản lý kho
Dưới đây là bốn bước cơ bản để quản lý một kho hàng đơn giản, đây là một mô hình quản lý kho đơn giản dành cho các công ty khởi nghiệp. Khi quy mô của kho hàng trở nên lớn hơn, bạn có thể mở rộng nền tảng này để thêm các chức năng phù hợp với quy mô và loại sản phẩm của doanh nghiệp.
Bước 1: Tạo cơ sở dữ liệu cho kho hàng:
Nhà sản xuất: Thêm thông tin về nhà sản xuất, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, và email.
Nhà cung cấp: Ghi lại thông tin về các nhà cung cấp, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, và email.
Loại hàng hóa: Quản lý danh sách các loại sản phẩm và có khả năng thêm, sửa đổi hoặc xóa chúng khi cần.
Hàng hóa: Nhập chi tiết cho từng sản phẩm trong kho, bao gồm thông tin như giá bán lẻ, giá nhập, mã vạch (barcode), và các thuộc tính tùy chọn (option 1, 2, 3, 4).
Bước 2: Quản lý nhập kho:
Lập phiếu nhập kho: Khi hàng hóa được giao đến kho, tạo phiếu nhập kho bao gồm mã hàng hoặc tên hàng hóa và số lượng.
Bước 3: Quản lý xuất kho:
Thông tin khách hàng: Ghi lại thông tin của khách hàng, bao gồm mã khách hàng, số điện thoại, email và địa chỉ.
Đơn hàng: Tạo chi tiết đơn hàng, bao gồm sản phẩm, số lượng, khuyến mãi, phí vận chuyển và trạng thái giao hàng (đã thanh toán, đang giao…).
Quản lý quá trình giao hàng: Theo dõi tình trạng đơn hàng từ khi tiếp nhận, đóng gói, sẵn sàng để giao (xuất kho), cho đến khi sản phẩm được giao cho đơn vị vận chuyển hoặc khách hàng.
Bước 4: Kiểm tra tồn kho:
Xem và cập nhật thông tin về từng sản phẩm, bao gồm số lượng đã bán, số lượng tồn kho và số lượng sản phẩm bị hỏng, đổi trả hoặc được sử dụng để tặng quà.
Những bước cơ bản này thường được thực hiện bằng cách sử dụng các công cụ như Excel. Tuy nhiên, khi quy mô của kho hàng tăng lên hoặc mô hình trở nên phức tạp hơn, việc quản lý bằng cách thủ công trở nên không hiệu quả và có thể dẫn đến lỗ hổng lớn. Trong trường hợp đó, doanh nghiệp nên xem xét sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp hơn.
30 chức năng của phần mềm quản lý kho hàng
Các chức năng cơ bản
Quản lý nhập kho:
Tạo phiếu nhập kho với thông tin như Mã phiếu nhập, Ngày nhập, Mã hàng, và Mã nhà cung cấp.
Quản lý danh mục nhà cung cấp với thông tin như Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, và Email.
Quản lý danh mục nhân viên nhập với thông tin như Mã nhân viên và Tên nhân viên.
Ghi lại chi tiết phiếu nhập kho với thông tin như Mã phiếu nhập, Mã hàng, Số lượng nhập, và Đơn giá.
Theo dõi đơn đặt hàng với thông tin như Số đơn đặt hàng, Mã hàng, và Số lượng.
Quản lý danh mục hàng hóa với thông tin như Mã hàng, Tên hàng, và Đơn vị tính.
Quản lý xuất kho:
Tạo phiếu xuất kho với thông tin như Mã phiếu xuất, Ngày xuất, Mã hàng, Mã nhân viên, Mã khách hàng, và Tên người nhận hàng.
Quản lý danh mục khách hàng với thông tin như Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, và Email.
Quản lý danh mục nhân viên với thông tin như Mã nhân viên và Tên nhân viên.
Ghi lại chi tiết xuất kho với thông tin như Mã phiếu xuất, Ngày xuất, Mã hàng, Đơn giá, và Số lượng xuất.
Quản lý tồn kho:
Cập nhật thông tin về hàng hóa tồn kho.
Thực hiện thống kê tồn kho theo từng tháng và kỳ kế hoạch.
Tổng hợp thông tin về xuất và nhập hàng trong kỳ.
Thống kê doanh số:
Thực hiện thống kê doanh số theo tháng, năm, hoặc khoảng thời gian khác nhau.
Tính toán và hiển thị thông tin về tiền vốn, lãi gộp, và lợi nhuận.
Quản lý kết sổ.
Điều chỉnh kho.
Cảnh báo hết hàng.
Phần mềm quản lý kho hàng sẽ tổng hợp và quản lý các thông tin này để đảm bảo rằng hoạt động quản lý kho diễn ra một cách hiệu quả và thông tin về tồn kho, nhập, và xuất kho được theo dõi một cách chính xác.
Các chức năng nâng cao
Quản lý công nợ:
- Theo dõi công nợ của nhà cung cấp và nhà sản xuất.
Quản lý hóa đơn giá trị gia tăng VAT:
- Tự động tạo file in hóa đơn theo mẫu.
- Tự động tạo file in chứng từ quản lý kho.
- Xuất dữ liệu báo cáo thuế.
Quản lý thu chi:
- Lập phiếu thu chi với file đính kèm.
- Theo dõi các quỹ tiền.
Quản lý sản xuất:
- Quản lý nguyên vật liệu trong kho (nguyên vật liệu, thành phẩm, nguyên liệu hủy bỏ).
Quản lý bảo hành:
- Quản lý bảo hành, đổi trả và sửa chữa.
Quản lý tin nhắn:
- Gửi tin nhắn khuyến mãi cho khách hàng.
- Gửi tin nhắn thông báo cho khách (bảo hành, nhận sản phẩm…).
Quản lý chăm sóc khách hàng:
- Quản lý điểm thưởng của khách.
- Quản lý CSKH (chưa mua hàng, đã mua hàng, bảo hành).
Quản lý hạn sử dụng:
- Hạn sử dụng cho lô hàng nhập.
Quản lý nhiều kho:
- Luân chuyển hàng hóa giữa các kho hoặc cửa hàng.
Quản lý ký gởi hàng hóa:
- Quản lý hàng hóa ký gửi (thanh toán khi đã bán).
Quản lý vận chuyển:
- Quản lý tài xế.
- Quản lý xe.
- Quản lý tình trạng giao hàng.
API các thiết bị khác:
- Máy quét mã vạch.
- Máy in mã vạch.
- Máy quét thẻ khuyến mãi cho khách.
- Máy chấm công.
Quản lý khuyến mãi:
- Quản lý danh sách sản phẩm khuyến mãi trong khoảng thời gian.
- Quản lý nhiều mã khuyến mãi trên cùng 1 đơn hàng.
- Quy đổi điểm thành hàng hóa, quà tặng, tiền mặt, chiết khấu.
Quản lý nhân viên:
- Nhân viên kinh doanh.
- Nhân viên cửa hàng.
- Nhân viên kho.
- Thủ quỹ.
- Kế toán.
Quản lý tình trạng đơn hàng:
- Xuất tạm.
- Thực xuất.
- Đã giao.
- Đã thu tiền.
- Thành công.
Quản lý tình trạng phiếu thu (lập phiếu thu trước khi thu):
- Thu tạm.
- Thực thu.
Phân quyền:
- Theo từng loại nhà cung cấp.
- Theo Kho/cửa hàng.
- Theo nhân viên.
>>> Xem thêm: Phần mềm sàn thương mại điện tử đa cấp